Un bulletin de 2019, un reçu de pension, un contrat d'enseignant : chaque papier doit avoir une place connue. Ce guide vous donne la méthode.
Cinq étapes
- Faites l'inventaire de ce que vous avez : armoires, cartons, classeurs.
- Établissez un plan de classement : des rubriques larges, peu nombreuses.
- Donnez une cote à chaque dossier : un code court, noté sur la chemise.
- Rangez dossier par dossier, sans mélanger les années.
- Tenez une liste des dossiers : cote, contenu, année, lieu de rangement.
Un plan de classement, rubrique par rubrique
| Cote | Rubrique | Exemples de contenu |
|---|---|---|
| A | Élèves | Dossiers d'inscription, fiches de renseignements |
| B | Scolarité | Bulletins, registres d'appel, résultats d'examens |
| C | Personnel | Dossiers des enseignants et du personnel |
| D | Finances | Reçus de pension, factures, registres de caisse |
| E | Administration | Courriers, décisions, procès-verbaux |
Exemple : plan fictif. Adaptez les rubriques à votre établissement.
Combien de temps garder ?
Chaque rubrique a une durée de conservation. Ne détruisez rien sans la connaître et sans une trace écrite de la destruction. Les durées sont fixées par les textes en vigueur ; renseignez-vous auprès de votre autorité de tutelle.
Les erreurs courantes
- Classer par ordre d'arrivée : on ne retrouve plus rien.
- Mêler plusieurs années dans une même chemise.
- Prêter un dossier sans noter qui l'a et pour combien de temps.
Questions fréquentes
Par où commencer le classement ?
Par un plan de classement : la liste des rubriques où chaque papier de l'école trouvera sa place. Classez ensuite, rubrique par rubrique.
Faut-il garder les originaux papier après numérisation ?
Oui, tant que vous n'avez pas vérifié les copies numériques et leur sauvegarde. Gardez toujours l'original intact.
Retrouver un dossier par une demande écrite
Dites-nous votre établissement, nous vous montrons KUP sur vos propres papiers.