Vous tenez les matières d'un service : mobilier, matériel, fournitures. Ce guide vous aide à savoir quelle pièce établir à chaque événement.
Quelles pièces tenir ?
Quelles pièces s'imposent à vous est fixé par les textes en vigueur. Voici les pièces d'usage.
| Pièce | Ce qu'elle prouve | Quand l'établir |
|---|---|---|
| Registre des biens | La liste de tous les biens, avec leur numéro | À chaque bien reçu |
| Fiche de stock | Les entrées, sorties et le stock d'une fourniture | À chaque mouvement |
| Fiche de détenteur | Les biens confiés à un agent | À la remise et au retour |
| Bon d'entrée | La réception d'un bien ou d'une fourniture | À la livraison |
| Bon de sortie | La remise d'une fourniture à un service | À chaque sortie |
| Procès-verbal de recensement | Ce qui a été compté, et les écarts | À chaque inventaire |
| Procès-verbal de réforme | Le retrait d'un bien hors d'usage | À la mise au rebut |
Exemple : liste de pièces, sans donnée réelle.
Comment rattacher chaque mouvement à une pièce
- Datez et numérotez chaque pièce, dans l'ordre.
- Faites signer celui qui remet et celui qui reçoit.
- Reportez le mouvement sur la fiche de stock ou de détenteur le même jour.
- Rangez la pièce avec son numéro, dans un classeur par année.
Les erreurs courantes
- Une sortie sans bon : le stock ne se justifie plus.
- Un bien confié sans fiche de détenteur : personne n'en répond.
- Un inventaire sans procès-verbal : les écarts ne sont pas constatés.
- Une correction par rature : écrivez une opération inverse, datée.
Questions fréquentes
Quelles pièces sont obligatoires ?
Cela dépend des textes en vigueur pour votre administration. Ce guide décrit les pièces d'usage ; vérifiez dans vos textes lesquelles s'imposent à vous.
Faut-il une pièce pour chaque mouvement ?
Oui, en pratique : chaque entrée, sortie ou transfert doit pouvoir être rattaché à une pièce datée et signée qui le justifie.
Tenir ces pièces dans un seul registre
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